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Was ist eine Mietverwaltung?

Heutzutage sind Immobilien als Investment und Kapitalanlage beliebter denn je, weshalb eine Immobilienverwaltung für Mehrfamilienhäuser, Eigentumswohnung oder Gewerbeobjekte sinnvoll ist. Du hast als Vermieter zwei Möglichkeiten: alles selber machen oder eine Mietverwaltung beauftragen. Die klassische Mietverwaltung ist eine Form der Hausverwaltung, bei der vermietete Objekte im Fokus stehen. Ob Organisation von Terminen, Betreuung der Mietverhältnisse oder klassische Verwaltungsaufgaben – die Mietverwaltung kümmert sich. Welche Aufgaben die Mietverwaltung für Dich übernimmt und was sie für Vor- und Nachteile mit sich bringt, erfährst Du in diesem Beitrag.

 

Mietverwaltung

Heutzutage sind Immobilien als Investment und Kapitalanlage beliebter denn je, weshalb eine Immobilienverwaltung für Mehrfamilienhäuser, Eigentumswohnung oder Gewerbeobjekte sinnvoll ist. Du hast als Vermieter zwei Möglichkeiten: alles selber machen oder eine Mietverwaltung beauftragen. Die klassische Mietverwaltung ist eine Form der Hausverwaltung, bei der vermietete Objekte im Fokus stehen. Ob Organisation von Terminen, Betreuung der Mietverhältnisse oder klassische Verwaltungsaufgaben – die Mietverwaltung kümmert sich. Welche Aufgaben die Mietverwaltung für Dich übernimmt und was sie für Vor- und Nachteile mit sich bringt, erfährst Du in diesem Beitrag. 

Die Aufgaben einer Mietverwaltung

Bei der Mietverwaltung werden Mietshäuser mit mehreren Wohnungen, aber auch Einfamilienhäuser verwaltet. Ein Verwalter übernimmt dabei Deine Rolle als Vermieter und kümmert sich um die dazugehörigen Aufgaben. Ob Absprachen mit Mietern, Dienstleistern und Behörden, Prognosen über die finanzielle Immobilienentwicklung oder das Erstellen von Abrechnungen – das Aufgabenspektrum einer Mietverwaltung ist vielseitig. 

Darüber hinaus regelt der Verwalter die Vermietung eines Objekts, führt die Vertragsangelegenheiten durch und wickelt das Mietverhältnis für den eigentlichen Eigentümer ab. Dazu zählen Aufgaben wie die Betriebskostenabrechnung, Terminabsprachen, die Dokumentenverwaltung und viele weitere technische, rechtliche und kaufmännische Belange. Vor Abschluss einer Zusammenarbeit werden im Verwaltervertrag die spezifischen Aufgaben festgelegt, die zur Verwaltung zählen. 

Eine Mietverwaltung übernimmt unter anderem folgende Aufgaben

  • Überwachung der Betriebskosten
  • Erstellung von Abrechnungen jeder Art
  • Schriftverkehr mit Mietern (z. B. Mitteilen von Mieterhöhungen) 
  • Aufsetzen von Mietverträgen (Neuvermietung)
  • Vermietung und Abwicklung der Mietverhältnisse 
  • Buchhaltung aller Einnahmen und Ausgaben eines Mietobjekts
  • Mahnungen bei Mietrückständen versenden 
  • Kommunikation mit Mietern, Dienstleistern und Dir als Eigentümer
  • u. v. m. 

Andere Immobilienverwaltungen

Neben der Mietverwaltung existieren zwei andere Immobilienverwaltungsformen auf dem Markt: die WEG-Verwaltung und die Sondereigentumsverwaltung. Außerdem handelt es sich bei der gewerblichen Objektverwaltung um eine Sonderform, die ebenfalls von spezialisierten Verwaltern betreut wird. 

  1. Die Wohneigentümergemeinschaft (WEG) ist für die Verwaltung von Wohneigentum zuständig und umfasst das gemeinschaftliche Eigentum. Immobilienbesitzer bewohnen in dem Fall ihre Immobilie und ein WEG-Verwalter wird auf der Eigentümerversammlung mit Mehrheitsbeschluss gewählt. Dieser bewirtschaftet das Anwesen, plant und betreut die jährliche Eigentümerversammlung, führt den Wirtschaftsplan u. v. m. Die WEG vertritt dabei die Interessen der Eigentümer, nicht den Mieter.
  2. Zum Aufgabengebiet der Sondereigentumsverwaltung zählen die Pflege von Objektteilen wie Wände, Böden, Strom- und Wasserleitungen. Diese Form ist bei vermieteten Objekten besonders gefragt, damit alle Belange der Wohneinheiten in Schuss gehalten werden. 
  3. Die gewerbliche Objektverwaltung greift beispielsweise bei Büroräumlichkeiten einer Firma. Die Aufgaben gleichen zwar denen einer Mietverwaltung, jedoch gibt es juristische Unterschiede. Für Eigentümer gewerblicher Mieträume gibt es Unternehmen, die genau darauf spezialisiert sind und ihre Expertise zur Verwaltung anbieten. 

Was kostet eine Mietverwaltung?

Nicht für jeden lohnt sich die Mietverwaltung, denn sie bringt gewisse Kosten mit sich. Du bist Kapitalanleger und wohnst im eigenen Mehrfamilienhaus? Hier benötigst Du nicht unbedingt eine Mietverwaltung. Wohnst Du allerdings weiter vom Investitionsobjekt weg, ist es sinnvoll jemanden vor Ort zu engagieren. 

Im Normalfall liegt der Beitrag einer Mietverwaltung zwischen 15 und 30 Euro pro Wohneinheit im Monat. Sowohl Zustand der Immobilie, die Größe der Wohneinheiten als auch der Standort sind ausschlaggebende Faktoren für die Preisentwicklung. In größeren Städten musst Du tendenziell mit höheren Preisen rechnen als in ländlichen Regionen. Außerdem kann jeder Anbieter seine Preise frei wählen, da die Vergütung der Mietverwaltung keiner Gebührenordnung unterliegt. 

Darauf solltest Du bei der Wahl der Mietverwaltung achten!

Mietverwaltungen gibt es online wie Sand am Meer. Damit Du einen seriösen Verwalter erwischt, solltest Du ein paar Dinge bei der Wahl des Unternehmens beachten: 

  1. Verbandsmitglied 

Kann die potenzielle Mietverwaltung eine Verbandsmitgliedschaft nachweisen, ist dies ein gutes Zeichen. Denn die Aufnahme in einen Verband bedarf einer bestimmten fachlichen Qualifikation. Achte zusätzlich auf kaufmännische sowie administrative Fachkenntnisse des Personals, denn die geben Aufschluss über deren Expertise. 

  1. Referenzen

Hat die Mietverwaltung Referenzen hinterlegt? Auch das ist ein Zeichen für Seriosität. Doch Achtung: Es kursieren viele gefälschte Referenzen, schau hier also ganz genau hin. Verfügen die Mitarbeiter zudem über eine Ausbildung in der Immobilienbranche? Beantwortest Du die Frage mit Ja, ist das ein gutes Zeichen.

  1. Marktposition 

Welche Positionierung hat die potenzielle Verwaltung auf dem Markt? Dies gibt Dir Aufschluss, um eine fundierte Entscheidung zu treffen. Eine hohe  Anzahl an  verwalteten Objekten sollte nicht ausschlaggebend für die Entscheidung sein. Werden zu viele Immobilien gleichzeitig verwaltet, solltest Du hellhörig werden. Denn wer kann schon tausende von Immobilien gleichzeitig betreuen?  

  1. Sitz 

Neben den zuvor genannten Faktoren spielt der Standort eine enorme Rolle bei der Wahl der richtigen Verwaltung. Falls die gewünschte Firma am anderen Ende von Deutschland sitzt, bringt Dir das wenig für die Betreuung. Es ist also wichtig, dass sich das entsprechende Büro in der Nähe Deiner Immobilie befindet. 

  1. Vertrag 

Der Mietverwaltungsvertrag sollte transparent sein und alle Aufgaben enthalten, die von der Mietverwaltung übernommen werden. Achtung vor Kostenfallen: Zusätzliche Leistungen und deren Vergütung immer in den Vertrag aufnehmen.

  1. Absicherung 

Wichtig zu wissen: Eine Mietverwaltung ist dazu verpflichtet, eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung vorzuweisen. Dabei solltest Du darauf achten, dass die Höhe ein Minimum von 500.000 pro Versicherungsfall und 1.000.000 Euro für alle Versicherungsfälle des Jahres beträgt. Das ist für Dich als Eigentümer besonders wichtig, falls die Verwalter Fehler machen.  

Vor Vertragsabschluss gilt es jetzt noch zu beachten, die aktuellen Preise der verschiedenen Mietverwaltungen auf dem Markt zu vergleichen. Pass bei zu günstigen Angeboten auf, denn hier verstecken sich oft Extrakosten im Kleingedruckten der Verträge. Entscheide mithilfe aller Faktoren unserer Checkliste, welche Hausverwaltung das richtige Angebot für Dich ist. 

Wie läuft die Kündigung ab? 

Im Normalfall kannst Du Dich nach Vertragsabschluss entspannt zurücklehnen. Doch falls nicht alles reibungslos läuft, kannst Du das zuständige Mietverwaltungsunternehmen kündigen. Ob versäumte Termine oder verspätete Rückzahlungen der Mietkaution – macht der Verwalter seinen Job nicht richtig, werden die Beschwerden der Mieter immer größer. In dem Fall ist ein Wechsel zu einer anderen Mietverwaltung ratsam. Im Normalfall gilt es die Kündigungsfrist zu beachten, doch in manchen Fällen ist auch eine außerordentliche Kündigung möglich (§ 626 BGB). Bei gravierenden Verstößen kündige innerhalb von 14 Tagen, bei kleineren Verstößen muss zunächst eine Abmahnung stattfinden und nach mehreren kann dann eine fristlose Kündigung erfolgen.

Vor- und Nachteile einer Mietverwaltung 

Die Entscheidung, ob Du eine professionelle Mietverwaltung brauchst oder nicht, ist Dir überlassen. Stehst Du als Investor noch ganz am Anfang und besitzt erst eine Handvoll Eigentumswohnungen, kannst Du Dir die Kosten für eine Mietverwaltung sparen. Anleger mit einem größeren Portfolio empfehlen wir jedoch in eine Mietverwaltung zu investieren, da diese Dir viele Aufgaben abnimmt. Im Folgenden haben wir Dir für eine bessere Entscheidungsfindung die Vor- und Nachteile zusammengefasst. 

Vorteile 

Einer der größten Vorteile einer Mietverwaltung ist die Entlastung des Eigentümers, denn eine Verwaltung ist zeitaufwendig. Engagierst Du ein Unternehmen, ersparst Du Dir also eine Menge Stress: 

  • Jemand regelt die Kommunikation zu Deinen Mietern und Du musst nicht allem hinterherrennen.
  • Du bist ein unerfahrener Vermieter? Die Mietverwalter übernehmen alle Aufgaben, von denen Du keine Ahnung hast.
  • Es besteht kein Grund, in der Nähe Deiner Immobilie wohnen zu müssen. 
  • Probleme werden nicht mehr direkt an Dich herangetragen, sondern vom Verwalter empfangen. 
  • Die Kontakte der Mietverwaltung zu Dienstleistern und Handwerkern verschaffen schnellere Hilfe bei Reparaturen etc. 
  • Alles wird ordnungsgemäß dokumentiert. 
  • Die Immobilienverwaltung kennt sich in juristischen Angelegenheiten  bestens aus und ist stets auf dem neusten Stand. 
  • Bei Fehlern haften die Mietverwalter.

Nachteile

Neben den zahlreichen Vorteilen gibt es auch einige Nachteile bei einer externen Verwaltung: 

  • Die Kosten fallen zu Laste der Rendite. 
  • Bei dieser Art der Verwaltung kannst Du die Kosten nicht auf die Mieter umlegen. 
  • Im Vorhinein musst Du Zeit investieren, um verschiedene Anbieter und Preise zu vergleichen. 
  • Nicht alle Aufgaben werden von der externen Verwaltung übernommen. Du musst Dich beispielsweise eigenständig um die Kalkulation der Instandhaltungsmaßnahmen kümmern. 
  • Du legst Dein Vertrauen in die Hände der Verwaltung und hoffst, dass sie in Deinem Sinne handelt. 
  • Der persönliche Kontakt zum Mieter entfällt in den meisten Fällen. 

FAQ 

Was ist eine Mietverwaltung? 

Bei einer Mietverwaltung handelt es sich um ein Unternehmen, welches die Verwaltung und alle damit anfallenden Aufgaben einer gemieteten Immobilie für den Eigentümer übernimmt. 

Was kostet eine Mietverwaltung?

Ob Lage, Zustand der Immobilie oder Anzahl der Mieteinheiten – die Kosten der Mietverwaltung sind von vielen Faktoren abhängig. 

Warum brauchst Du eine Mietverwaltung? 

Die Verwaltung einer Immobilie ist extrem zeitaufwendig. Gerade wenn Du ein größeres Portfolio an Immobilien besitzt, fallen bei der Verwaltung eine Menge Aufgaben an. Besitzt Du allerdings nur wenige Immobilien, solltest Du Dir überlegen, ob sich die Investition lohnt oder Du die Aufgaben alleine stemmen kannst. Eine Mietverwaltungsplattform wie UpFlat erleichtert Dir die Verwaltung von Immobilien. Durch praktische Features hast Du alles an einem Ort gesammelt und sparst damit Geld sowie Zeit. 

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