Nebenkostenabrechnung

Einmal im Jahr müssen Sie Ihrem Mieter eine Betriebskostenabrechnung vorlegen. Viele Abrechnungen sind fehlerhaft und deswegen nicht gültig. Wir geben Ihnen einen Überblick darüber, was Sie beachten sollten und wie Sie Ihre Abrechnung formal korrekt und fristgerecht aufstellen.

Die Betriebskostenabrechnung oder umgangssprachlich auch Nebenkostenabrechnung genannt, orientiert sich am §556 des BGB, wonach sich Mieter und Vermieter im Mietvertrag darauf einigen können, dass der Mieter neben der Miete auch für Betriebskosten aufkommen muss.

Die gesamten Betriebskosten setzen sich aus den einzelnen umlagefähigen Nebenkostenarten zusammen. Das sind die Kosten, die tatsächlich angefallen sind und laufend entstehen. Es dürfen nur diejenigen Kosten auf den Mieter umgelegt werden, die zuvor im Mietvertrag festgehalten wurden. Dazu zählen beispielsweise Kosten für

  • die laufenden öffentlichen Lasten des Grundstücks, hierzu gehört namentlich die Grundsteuer;
  • die Kosten der Wasserversorgung,
  • die Kosten der Entwässerung,
  • die Kosten einer Heizungs-, oder Brennstoffversorgungsanlage, der eigenständig gewerblichen Lieferung von Wärme oder der Reinigung und Wartung von Etagenheizungen und Gaseinzelfeuerstätten,
  • die Kosten des Betriebs der zentralen Warmwasserversorgungsanlage oder der eigenständig gewerblichen Lieferung von Warmwasser, oder der Reinigung und Wartung von Warmwassergeräten,
  • die Kosten verbundener Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen
  • die Kosten des Betriebs des Personen- oder Lastenaufzugs,
  • die Kosten der Straßenreinigung und Müllbeseitigung,
  • die Kosten der Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung,
  • die Kosten der Gartenpflege,
  • die Kosten der Beleuchtung,
  • die Kosten der Schornsteinreinigung,
  • die Kosten der Sach- und Haftpflichtversicherung,
  • die Kosten für den Hauswart,
  • die Kosten des Betriebs der Gemeinschafts-Antennenanlage oder des Betriebs der mit einem Breitbandnetz verbundenen privaten Verteilanlage
  • die Kosten des Betriebs der Einrichtungen für die Wäschepflege,
  • sonstige Betriebskosten

KEINE Betriebskosten sind Verwaltungs-, und Instandhaltungskosten und dürfen demnach auch nicht auf den Mieter umgelegt werden.

Formale Bestandteile der Nebenkostenabrechnung

Die wichtigsten Punkte der Betriebskostenabrechnung im Überblick
– Ausdrückliches Nennen des Abrechnungszeitraumes > Einhalten der Frist mit Korrekturmöglichkeit
– Angabe der Gesamtkosten des ganzen Mietobjekts
– Verteilerschlüssel und Berechnung der Umlage auf den jeweiligen Mieter
– Übersicht über bereits geleistete Vorauszahlungen des Mieters

Übersichtlichkeit: Die Betriebskostenabrechnung muss übersichtlich, strukturiert und für den Mieter verständlich aufgestellt werden. Es sollte klar erkennbar sein, wie die gesamten Betriebskosten aus den einzelnen Kostenarten hervorgehen. Es empfiehlt sich daher, bereits im Laufe des Abrechnungszeitraums alle Belege und Rechnungen für die spätere Nebenkostenabrechnung zu sammeln und nach den einzelnen Abrechnungsposten zu sortieren.

Verteilerschlüssel: In der Abrechnung muss der Verteilerschlüssel, d.h. wie die angefallenen Betriebskosten auf die einzelnen Mietparteien umgelegt werden, erläutert werden. Auf Basis des Verteilerschlüssels können Sie dann den Anteil berechnen, den die jeweilige Mietpartei bezahlen muss. Dabei dürfen Sie nur diejenigen Betriebskosten abrechnen, die im Mietvertrag vereinbart wurden.

Verrechnung der Vorauszahlungen: Hat Ihr Mieter im Voraus bereits eine Vorauszahlung der Betriebskosten getätigt, so muss die endgültige Summe mit der Vorauszahlung verrechnet werden und die Differenz dem Mieter in Rechnung gestellt werden, oder aber die überschüssig gezahlte Summe zurückerstattet werden.

Fristen: Sie müssen Ihrem Mieter die Nebenkostenabrechnung nach dem Ende des Abrechnungszeitraumes vorlegen. Dieser entspricht im Normalfall dem Kalenderjahr, kann aber auch mitten im Jahr beginnen und enden. Wichtig ist, dass eine Dauer von 12 Monaten nicht überschritten wird. Kürzere Abrechnungsspannen sind dann möglich, wenn ein Mieter unterjährig ein-, oder auszieht und dementsprechend früher abgerechnet wird.  Achtung: Halten Sie die Abrechnungsfrist nicht ein, so können Sie von Ihrem Mieter keine Rückzahlungen aus der Abrechnung verlangen. Umgekehrt ist Ihr Mieter aber auch bei einer verspäteten Abgabe berechtigt, eine überschüssige Vorauszahlung von Ihnen zurück zu erhalten. Nur wenn Sie die Verspätung nicht zu vertreten haben, weil sie beispielsweise eine externe Abrechnung noch nicht erhalten haben, können Sie auch nach dem Ablauf von 12 Monaten die Betriebskostenabrechnung erstellen.

Achtung Fehler: Fehler führen zur Unwirksamkeit der Nebenkostenabrechnung. Sie sollten daher immer ausreichend Zeit für Korrekturen einplanen. Rechtlich wird eine fehlerhafte Abrechnung wie eine nicht eingegangene Abrechnung behandelt. Schaffen Sie es nicht, eine korrekte Abrechnung innerhalb der Frist nachzureichen, so gilt die Abrechnung wie nie eingereicht. Die Beweislast liegt in diesem Fall bei Ihnen als Vermieter. Es empfiehlt sich daher, die Abrechnung per Post als Einschreiben zu versenden, oder die Unterlagen persönliche an Ihren Mieter zu übergeben. Dazu können Sie einen Zeugen an Ihre Seite nehmen, oder die Übergabe mit einer schriftlichen Bestätigung Ihres Mieters zu beweisen.

Tipps für Vermieter
Achten Sie darauf, dass Sie alle Betriebskosten die sie später auf den Mieter umlegen wollen, auch im Mietvertrag aufzählen.Planen Sie ausreichend Zeit für eine gewissenhafte Aufstellung der Betriebskosten ein.Berücksichtigen Sie alle Formalia, die eine korrekte Betriebskostenaufstellugn enthalten muss.

Dieser Artikel kann eine Rechtsberatung nicht ersetzen. Diese erhalten Sie bei einem Fachanwalt oder einem Vermieterverein.

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